En tant que Responsable Documentation Projet / Programme / Offre, vous êtes responsable de la définition, de la mise en œuvre et du pilotage de la gestion documentaire au sein des organisations Projet / Programme / Offre. Vous assurez la coordination des activités documentaires avec les différentes équipes et parties prenantes, dans le respect des exigences contractuelles et des processus en vigueur.
À ce titre, vous serez notamment amené(e) à :
- Définir et déployer la gestion documentaire tout au long du cycle de vie du projet, en cohérence avec les exigences contractuelles.
- Élaborer, mettre à jour et assurer le suivi du Plan de Gestion Documentaire (DMP).
- Définir et déployer la structure documentaire ainsi que les règles de gestion et de numérotation des documents.
- Organiser, contrôler et assurer la bonne gestion de l’ensemble de la documentation du projet.
- Garantir la validation, la diffusion et la livraison des documents conformément aux exigences contractuelles.
- Veiller à la bonne traçabilité et à l’archivage de la documentation projet.
- Participer au déploiement et à l’administration des outils de gestion documentaire (EDMS), ainsi qu’à l’accompagnement des utilisateurs.
- Coordonner les activités documentaires avec les équipes projet, les différents métiers, les partenaires et les clients.
- Assurer le suivi des jalons documentaires, indicateurs et KPI, et contribuer au reporting auprès des parties prenantes.
- Identifier les éventuels risques liés aux délais documentaires et contribuer à leur anticipation et à leur résolution.
- Participer aux revues de projet, audits et inspections qualité.
- Être force de proposition dans l’amélioration continue des processus et pratiques de gestion documentaire.
- Lors des phases d’offre, analyser les exigences documentaires du client, identifier les éventuels écarts avec les standards internes et contribuer à l’évaluation des impacts associés.
Description de l'entreprise
Dans le TOP10 des Sociétés de Conseil en Ingénierie en France, le Groupe SCALIAN intervient sur des activités de services en management de projets industriels, supply chain, architecture et développement de systèmes numériques embarqués, applicatifs de systèmes d'information et d'Intelligence artificielle dans des secteurs d’activité aussi variés que l’aéronautique, le spatial, l’automobile, le ferroviaire, les services, le luxe ou le retail etc.
Créée en 1989, SCALIAN compte aujourd’hui plus de 5500 collaborateurs répartis dans 11 pays et 15 implantations en France pour un chiffre d’affaires de 550 millions d’euros. SCALIAN travaille pour des grands Groupes du CAC40 sur des projets en AT ou au forfait.
Labellisée Great Place to Work, SCALIAN connait une croissance de 20% chaque année.
Pourquoi SCALIAN ?
- Parce que Scalian vous accompagne dans le développement de votre carrière : programme d'onboarding complet sur 1 an avec votre manager et votre RH, programmes de formation personnalisés, communautés techniques, événements internes
- Parce que Scalian favorise la Qualité de Vie au Travail : certifications Great Place to Work® et Best Workplaces for Women, prime de cooptation, prime vacances, accord télétravail
- Parce que Scalian développe une politique RSE concrète et ambitieuse : mobilité durable, actions environnementales, actions handicap (accord agréé, processus de recrutement inclusif, formation des managers et des recruteurs, mission handicap avec temps dédié : missionhandicap@scalian.com)
Qualifications
- Vous êtes titulaire d’un Master, idéalement dans le domaine de la documentation technique.
- Vous justifiez d’une expérience d’au moins 5 ans en gestion documentaire.
- Une expérience dans le secteur ferroviaire constitue un véritable atout.
- Vous avez évolué dans un environnement industriel ou d’ingénierie et en comprenez les principaux enjeux.
- Vous disposez d’une bonne connaissance des outils de gestion documentaire (EDMS).
- Vous maîtrisez MS Office et êtes à l’aise avec la préparation et le suivi de tableaux de bord et KPI.
- Vous connaissez les standards et processus de documentation projet.
- Vous êtes en mesure de contribuer au déploiement et à la mise en œuvre d’un outil EDMS dans le cadre d’un projet.
- Vous disposez de connaissances en gestion de configuration et gestion du changement.
- Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre organisation et votre sens du processus.
- Vous disposez de bonnes capacités de communication et de collaboration et appréciez le travail en équipe.
- Vous êtes à l’aise dans un environnement international et multi-sites.
- Vous maîtrisez l’anglais à l’oral comme à l’écrit.
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