Office & HR Administration Officer

1. Contexte et finalité du poste

Dans un environnement de société de conseil et d’ingénierie en forte croissance, l’Office & HR Administration Officer assure la coordination et l’exécution des activités administratives RH et de la gestion quotidienne du site.

Il/elle contribue à la qualité du parcours collaborateur, depuis la préparation de l’arrivée jusqu’au départ de l’entreprise, tout en garantissant la fiabilité des dossiers administratifs, la bonne application des procédures internes et la disponibilité des moyens nécessaires au fonctionnement du site.

Le poste combine une dimension administrative RH, une responsabilité de coordination des services généraux et une forte orientation service auprès des collaborateurs et des managers.

L’objectif est de garantir un environnement de travail structuré, conforme, fonctionnel et adapté à l’évolution des effectifs.

2. Missions principales

• Assurer la gestion administrative RH : dossiers du personnel, contrats, absences, visites médicales, attestations et suivi des données RH.
• Piloter les processus d’intégration et de départ des collaborateurs (onboarding/offboarding) en coordination avec les équipes RH, IT et Facilities.
• Contribuer au bon fonctionnement des locaux et des services généraux : gestion des prestataires, fournitures, commandes, maintenance et logistique.
• Assurer le suivi des équipements, badges, accès et inventaires afin de garantir la sécurité et la traçabilité des actifs.
• Accompagner les collaborateurs dans leurs demandes administratives et contribuer à l’amélioration de l’expérience employé.
• Veiller au respect des procédures internes, des règles de confidentialité, de sécurité et de conformité, et participer aux audits et contrôles internes

4. Profil recherché

Formation

• Bac+2 à Bac+3 en gestion des entreprises, administration, ressources humaines, gestion des organisations ou domaine équivalent.
• Une formation complémentaire en administration du personnel ou Office Management constitue un atout.

Expérience professionnelle

• 1 a 3 ans d’expérience sur un poste similaire, idéalement dans une ESN, une société de conseil, une entreprise d’ingénierie ou une organisation multisite.
• Expérience en administration RH et gestion administrative des collaborateurs.
• Expérience en coordination de services généraux, gestion des prestataires et suivi des moyens de travail.
• Une expérience dans un environnement structuré soumis à des procédures groupe, des audits ou des exigences de sécurité est appréciée.

Dans le TOP10 des Sociétés de Conseil en Ingénierie en France, le Groupe SCALIAN intervient sur des activités de services en management de projets industriels, supply chain, architecture et développement de systèmes numériques embarqués, applicatifs de systèmes d’information et d’Intelligence artificielle dans des secteurs d’activité aussi variés que l’aéronautique, le spatial, l’automobile, le ferroviaire, les services, Le Luxe ou Le Retail, etc.

Créée en 1989, SCALIAN compte aujourd’hui plus de 5500 collaborateurs répartis dans 11 pays.

SCALIAN travaille pour des grands Groupes du CAC40 sur des projets en AT ou au forfait.

Labellisée Great Place to Work, SCALIAN connait une croissance de 20 % chaque année.

Pourquoi SCALIAN ?

• Parce que Scalian vous accompagne dans le développement de votre carrière : programme d’onboarding complet sur 1 an avec votre manager et votre RH, programmes de formation personnalisés, communautés techniques, événements internes
• Parce que Scalian favorise la Qualité de Vie au Travail : certifications Great Place to Work® et Best Workplaces for Women, prime de cooptation, prime vacances, accord télétravail
• Parce que Scalian développe une politique RSE concrète et ambitieuse : mobilité durable, actions environnementales, accord Handicap et mission handicap avec temps dédié.

Compétences techniques

• Bonne connaissance des processus d’administration du personnel.
• Connaissance des principales obligations administratives liées à la gestion des salariés.
• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, Outlook et Word.
• Capacité à tenir à jour des tableaux de suivi et des bases de données administratives.
• Expérience avec un SIRH, un outil de gestion des tickets ou un outil de gestion des actifs appréciée.
• Capacité à préparer des reportings, des procédures et des supports administratifs.
• Connaissance des processus d’achats, de commandes et de suivi des fournisseurs.
• Sensibilisation aux règles de confidentialité, de sécurité physique et de protection des données personnelles.

Compétences comportementales

• Organisation, rigueur et fiabilité.
• Capacité à gérer plusieurs demandes en parallèle et à prioriser les urgences.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Autonomie dans l’exécution et capacité à alerter au bon niveau.
• Esprit d’équipe et capacité à travailler avec plusieurs fonctions.
• Sens du détail et culture de la traçabilité.

Langues

• Français : courant, à l’écrit comme à l’oral.
• Anglais : niveau professionnel souhaité pour les clients lors des visites